Doel van de procedure
Het doel van deze procedure is het structureren van het proces van behandeling van klachten binnen de vereniging.
Met deze procedure dienen klachten van leden zodanig te worden behandeld en geëvalueerd dat:
- de indiener een zo goed mogelijk antwoord krijgt en/of tevreden gesteld wordt;
- een eventuele herhaling van de klacht wordt voorkomen;
Ontvangen en registreren van een klacht
Ieder lid van de Border Collie Club Nederland (BCCN) mag een klacht indienen.
Voor het indienen van de klacht is een formulier beschikbaar.
Het formulier dient te worden opgestuurd naar secretariaat@bccn.nl
Bij aanname door een bestuurslid van het formulier, dient deze te controleren of het volledig is ingevuld. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.
Behandelen van een klacht
- Indien mogelijk stelt het ontvangende bestuurslid een passende oplossing voor aan de indiener en legt dit vast op het formulier. De indiener tekent voor akkoord.
Het bestuurslid meldt de klacht in de eerstvolgende bestuursvergadering.
- Als dit niet mogelijk is dan wordt de klacht in de volgende bestuursvergadering besproken en de oplossing op het formulier ingevuld.
Daarna bespreekt een bestuurslid de oplossing met de indiener.
De indiener tekent voor akkoord.
De formulieren worden daarna bij de secretaris ingeleverd en door hem bewaard.